מילה לגיליון רמאות של מיקרוסופט 365

Word תמיד הייתה אפליקציית סוס העבודה של חברת Microsoft Office. כמעט כל מי שמשתמש במשרד בסופו של דבר משתמש ב- Word בשלב מסוים, בין אם זה לכתיבת תזכירים, הקלדת אג'נדות, יצירת דוחות, יצירת התכתבויות עסקיות או כל אלף שימושים אחרים.

מיקרוסופט מוכרת את Office תחת שני דגמים: אנשים ועסקים יכולים לשלם עבור רישיון התוכנה מלפנים ובבעלותו לנצח (מה שהחברה מכנה את הגרסה "התמידית" של הסוויטה), או שהם יכולים לרכוש א, מה שאומר שיש להם גישה לתוכנה רק כל עוד הם ממשיכים לשלם את דמי המנוי.

כשאתה רוכש גרסה תמידית של הסוויטה - נניח, Office 2021 או Office 2024 - היישומים שלה לעולם לא יקבלו תכונות חדשות, ואילו אפליקציות במנויים "365" מתעדכנים ללא הרף עם תכונות חדשות. לפרטים נוספים, עיין בעומק שלנוו

גיליון רמאות זה מעלה אותך למהירות בתכונות העסקיות הגדולות שהוצגו או השתנו ב- Microsoft 365 של Microsoft עבור לקוח שולחני Windows במהלך השנים האחרונות. (אם אתה משתמש בסוויטת המשרדים התמידית-רישיון, ראה נפרד שלנו, הכולל טיפים למילים.) נעדכן מעת לעת את הסיפור הזה כאשר תכונות חדשות מתגלגלות ל- Word במיקרוסופט 365.

במדריך זה:

• השתמש בסרט
• חפש כדי לבצע משימות במהירות
• לשתף פעולה בזמן אמת
• השתמש ב- Microsoft 365 Copilot ב- Word
• קבל תרגומים מיידיים
• הוסף סוגים חדשים של תרשימים
• השתמש ב- Autosave כרשת בטיחות בזמן שאתה עובד
• סקור או שחזור גרסאות קודמות של מסמך
• תכונות חדשות אחרות שכדאי לבדוק
• השתמש בקיצורי מקשים

השתמש בסרט

ממשק הסרט, שמציב פקודות נפוצות בסרגל כלים עם כרטיסיות הפועל בחלקו העליון של חלון היישום, חי וקיים בגרסה הנוכחית של Word. כמו תמיד, פשוט לחץ על אחת מהכרטיסיות של הסרט כדי לראות פקודות קשורות - לדוגמה, לחץ עללְהַכנִיסכדי למצוא כפתורים להכנסת טבלאות, תמונות, הפסקות עמודים ועוד.

מיקרוסופט הציבה את המראה של הסרט מספר רב של פעמים במהלך השנים, אך היא עדיין עובדת באותה צורה שיש לו תמיד, ותמצא את רוב הפקודות באותם מיקומים כמו בגרסאות קודמות. שימו לב שתוכלו להשתמש בתיבת החיפוש מעל הסרט כדי למצוא פקודות.

פרסטון גרללה / יציקה

בדיוק כמו בגרסאות קודמות של Word, כדי להפוך את הפקודות מתחת ללשוניות שעל הסרט להיעלם, לחץ על Ctrl-F1. (שימו לב שהסרטכרטיסיות-קובץ, בית, הכנס וכן הלאה-הישאר גלוי.) כדי לגרום לפקודות להופיע שוב, לחץ על Ctrl-F1. אתה יכול גם לגרום לפקודות על הסרט להיעלם על ידי לחיצה על שם הכרטיסייה בה אתה נמצא כרגע. כדי להפוך את הפקודות להופיע שוב, לחץ על כל כרטיסייה.

יש לך אפשרויות נוספות להצגת הסרט גם כן. כדי להגיע אליהם, לחץ עלאפשרויות תצוגת סרטאייקון (חץ למטה) בתחתית הסרט בצד ימין הקיצוני, ממש מתחת לכפתור השיתוף. תפריט נפתח מופיע עם ארבע האפשרויות הללו:

מצב מסך מלא:זה גורם למילה לתפוס את כל המסך שלך ולהסתיר את הסרט. כדי לצאת ממצב מסך מלא, לחץ על הסמל התלת-נקודי בפינה השמאלית העליונה של המסך.

הצג כרטיסיות בלבד:זה מציג את הכרטיסיות אך מסתיר את הפקודות שמתחתיהן. זה כמו לחיצה על Ctrl-F1. כדי להציג את הפקודות שמתחת לכרטיסיות כאשר הן מוסתרות, לחץ על Ctrl-F1, לחץ על כרטיסייה או לחץ עלאפשרויות תצוגת סרטחץ למטה ובחרתמיד הראה סרטו

תמיד הראה סרט:זה מציג את כל הסרט, גם את הכרטיסיות וגם הפקודות מתחתיהן.

הצג/הסתר סרגל כלים של גישה מהירה:זה מציג או מסתיר את סרגל הכלים של Access Access, המעניק לך גישה מהירה לתכונות Word שתרצה שתמיד יהיה זמין, כגון חדש, שמור, הדפס ורבים אחרים. כשאתה מאפשר את סרגל הכלים, זה מתחיל ריק. כדי לאכלס אותו, לחץ על החץ הקטן למטה מימין לסרגל הכלים ומהתפריט שמופיע, בחר אילו תכונות לשים עליו. אם אינך רואה פקודה שאתה רוצה, לחץ עלפקודות נוספותו מצא את הפקודה שאתה רוצה משמאל ולחץלְהוֹסִיףו

פרסטון גרללה / יציקה

אתה יכול לגרום לסרגל הכלים להופיע בחלקו העליון של המסך, ממש מימין לכפתור Autosave, או במקום זאת ממש מתחת לסרט. כדי להעביר אותו ממקום למקום, לחץ על החץ למטה מימין לסרגל הכלים ומהתפריט שמופיע, בחר גם הואהראה מתחת לסרטאוֹלהראות מעל הסרטו

מיקרוסופט הקניטה במשך שנים רבות גרסה מפושטת של הסרט שמסתיר את מרבית הפקודות כדי להפחית את העומס. סרט פשוט זה זמין באפליקציית Word Word, אך כרגע אין שום סימן שהוא יופיע באפליקציית Word Desktop.

יש תכונה שימושית במה שמיקרוסופט מכנה את אזור הקלעים שמופיע כשאתה לוחץקוֹבֶץעל הסרט: אם אתה לוחץלִפְתוֹחַ-שמור עותק, אושמור בשםמהתפריט משמאל, תוכלו לראות את השירותים מבוססי הענן שחיברתם לחשבון Microsoft שלכם, כגון SharePoint ו- OneDrive. כל מיקום מציג כעת את כתובת הדוא"ל המשויכת אליו מתחתיו.

פרסטון גרללה / יציקה

זה מועיל למדי אם אתה משתמש בשירות ענן עם יותר מחשבון אחד, למשל אם יש לך חשבון OneDrive אחד לשימוש אישי ואחד אחר לעסקים. תוכל לראות במבט חטוף שהוא.

חפש כדי לבצע משימות במהירות

קל להתעלם מאחת התכונות השימושיות ביותר של Word, Search, וזה מועיל ביותר כשאתה רוצה לבצע משימה שלא עשית קודם או ששכחת איך לעשות.

כדי להשתמש בו, לחץ בתיבת החיפוש - הוא מעל הסרט באזור הכותרת הכחולה. (מאווררי המקלדת יכולים במקום זאת ללחוץ על Alt-Q כדי לעבור לתיבת החיפוש.) הקלד מילה או ביטוי הקשורים למשימה, ותקבל רשימה של התאמות אפשריות. לחץ על המשימה שברצונך לקבל הוראות כיצד לעשות זאת.

לדוגמה, הקלדתימַעֲטָפָהובחר במַעֲטָפָההתוצאה, והמסך בו אתה משתמש לטיפול במעטפות הופיע. כשהקלדתי את השאילתהכתוב חיבור, זה צץ קישור לתכונת החוקרים של Word המאפשרת לך לבצע מחקר מתוך Word, להוסיף מקורות מהמחקר שאתה מוצא ואז לצטט את המקורות במסמך. (עוד על חוקר ברגע.) אם אתה מקליד שאילתה ומרחף את העכבר שלך על תוצאה במקום ללחוץ עליו, תראה מסך המתאר מה אתה יכול לעשות אם תלחץ על התוצאות.

פרסטון גרללה / יציקה

זה חוסך זמן גדול, מכיוון שאתה לא צריך לצוד דרך הסרט כדי למצוא את הפקודה שאתה רוצה. וזה זוכר את התכונות שבחרת בעבר בתיבה, ולכן כשאתה לוחץ בהן, תחילה אתה רואה רשימה של משימות קודמות שחיפשת. בדרך זו, משימות שאתה מבצע לעתים קרובות הן תמיד בהישג יד.

משתמשים במהדורות הארגון והחינוך של Microsoft 365 יכולים להשתמש גם בתיבת החיפוש כדי למצוא אנשים בארגון שלהם, SharePoint Resources ותוצאות מותאמות אישית אחרות מתוך Word. (ראו אתדף תמיכה בחיפוש של מיקרוסופטלפרטים נוספים על כל מה שהוא יכול לעשות.)

לשתף פעולה בזמן אמת

עם Word עבור Microsoft 365, אתה יכול לשתף פעולה בזמן אמת במסמכים מכל מקום בעולם עם חיבור לאינטרנט. מיקרוסופט מכנה זאת "מחייב משותף".

יש רק שלוש דרישות לשיתוף פעולה ב- Word עבור Microsoft 365: עליך להיות מחובר לחשבון Microsoft או חשבון Microsoft 365; יש לאחסן את המסמך ב- OneDrive, OneDrive לעסקים או ל- SharePoint Online; ויש להפעיל את האוטוסב.

כדי לשתף מסמך כך שתוכל לשתף פעולה עליו עם אחרים:תחילה פתח אותו ואז לחץ עללַחֲלוֹקכפתור בחלק השמאלי העליון של המסך. אם עדיין לא שמרת את הקובץ שלך ב- OneDrive, OneDrive for Business או SharePoint Online, תתבקש לעשות זאת.

לחיצה עללַחֲלוֹקכפתור קופץ את חלון "שלח קישור". כאן תוכלו לשלוח דוא"ל עם קישור בו אחרים יכולים לגשת למסמך.

פרסטון גרללה / יציקה

ראשית, החלט אם מישהו עם קישור יכול לערוך את המסמך, או רק לאלה שכתובות הדוא"ל שלהם אתה מזין. אם אתה רואה את הטקסט "מישהו עם הקישור יכול לערוך" ליד החלק העליון של החלונית, אתה יכול לשנות את זה על ידי לחיצה עליו, ואז לבחוראנשים ספציפייםעל המסך שמופיע. באופן דומה, אם "אנשים ספציפיים" מופיעים מעל כתובות הדוא"ל, אתה יכול לשנות זאת על ידי לחיצה על כך, אז בחירהכל מי שיש לו קישור יכול לערוךמהמסך שמופיע. (אם אתה משתמש במהדורת עסק, ארגון או חינוך של Office, יתכן שיש לך הרשאות ואפשרויות שיתוף שונות במקצת שהוגדרו על ידי מחלקת ה- IT שלך, כגון אפשרות לאפשר לכל אחד בארגון שלך לערוך את המסמך.)

במסך שני זה תוכלו גם לקבוע אם אנשים יכולים לערוך את המסמך או יכולים להציג אותו רק מבלי לבצע שינויים. כדי לעשות זאת, לחץ עליכול לערוךובחריכול להציגו אתה יכול גם לקבוע תאריך תפוגה שלאחריו אנשים לא יוכלו לגשת לקובץ. ותוכלו להגדיר סיסמה כך שרק אנשים שיש להם את הסיסמה יוכלו לגשת אליה.

בחזרה בחלון הראשי "שלח קישור", הזן את כתובות הדוא"ל של הנמענים (כפי שאתה מקליד, Word תציע לאנשים מפנקוס הכתובות שלך שאתה יכול לבחור), לאופציונל הקלד הודעה ולחץלִשְׁלוֹחַו דוא"ל נשלח לכל הנמענים עם קישור שהם יכולים ללחוץ כדי לפתוח את המסמך.

(אם אתה מעדיף לשלוח למקבלים עותק של הקובץ כמסמך Word או PDF ולא כקישור, ובכך לא לאפשר שיתוף פעולה בזמן אמת, לחץ עלשלח עותקבתחתית מסך "שלח קישור" ובחר אחד מהםמסמך מיליםאוֹPDFגמלאי

הקישור שלך יישלח באמצעות Outlook. אם אינך משתמש ב- Outlook, או פשוט מעדיף לשלוח את הקישור בעצמך במקום להסתמך על Outlook כדי לעשות זאת באופן אוטומטי, יש דרך נוספת לשתף קובץ המאוחסן ב- OneDrive אישי לשיתוף פעולה: בתחתית חלון "שלח קישור", חלונית, לחץ עלהעתק קישורו כשאתה עושה את זה, אתה יכול להעתיק את הקישור ולשלוח אותו למישהו בעצמך באמצעות דואר אלקטרוני. שים לב שיש לך אותן אפשרויות לאפשר עריכה, לא לאפשר עריכה וכן הלאה כמו שאתה עושה אם יש לך מילה שלח את הקישור ישירות עבורך. פשוט לחץכל מי שיש לו קישור יכול לערוךאוֹאנשים ספציפייםלְהַלָןהעתק קישור, ופעל לפי ההוראות שלמעלה.

(שימו לב שאם ברצונכם להעתיק קישור, אינכם צריכים ללכת לשלח קישורמָסָך. במקום זאת, כשאתה לוחץלַחֲלוֹקכפתור בצד שמאל עליון של מסמך Word, בחרהעתק קישורולאלַחֲלוֹקגמלאי

להתחיל לשתף פעולה:כאשר הנמענים שלך מקבלים ממך את הדוא"ל, הם לוחצים על כפתור או קישור כדי לפתוח את המסמך, שנפתח באפליקציית Word Web בדפדפן ולא בלקוח שולחן העבודה של Word. הם יכולים לערוך או לקרוא אותו באפליקציית האינטרנט, תלוי בהרשאות שהענקת, או לפתוח אותה בלקוח שולחן העבודה של Word על ידי הקלדהפתוח בשולחן העבודהבתיבת החיפוש בראש המסך ובחירת ה-פתוח בשולחן העבודהאפשרות שמופיעה. גרסת האינטרנט אינה מוצגת באופן מלא כמו גרסת הלקוח - למשל, אין אפשרויות עיצוב רבות לא פחות ואינך יכול להכניס צורות, לצלם צילומי מסך, להשתמש במיזוג של דואר או להשתמש בכמה תכונות אחרות. אבל לעריכה בסיסית זה עובד מצוין.

כאשר משתפי פעולה כלשהם פותחים את המסמך, תראה סרגל סמן צבעוני לכל אדם המציין את נוכחותם במסמך. כל אדם מקבל צבע ייחודי משלו. לרחף את הסמן שלך על סרגל הסמן של כל אחד אחר כדי לראות את שמם. ברגע שהם מתחילים לערוך, תוכלו לראות מה כל משתף פעולה עושה בזמן שהם עושים זאת, כולל מחיקת, עריכה והוספת טקסט. הם רואים מה אתה עושה גם כן.

פרסטון גרללה / יציקה

שיתוף הפעולה כולל את היכולת להעיר הערות במקומות ספציפיים במסמך מבלי לשנות בפועל את תוכן המסמך. כדי לעשות זאת, מקם את הסמן שלך במסמך בו אתה רוצה שההערה תופיע (או בחר מילה או ביטוי), לחץ עלהערותכפתור בשמנה השמאלית העליונה של המסך ובחרחָדָשׁתיבת תגובות חדשה מופיעה בשוליים הנכונים; הקלד את התגובה שלך שם.

אם אתה רוצה להפנות את תשומת ליבו של עמית לתגובה, @ ציין אותם בתגובה - סוג@ואת האותיות הראשונות של שמו של האדם, ואז בחרו את שמם מהרשימה שמופיעה. הם יקבלו הודעה בדוא"ל עם קישור לתגובה במסמך.

כל מי שמשתף פעולה יכול לראות את כל התגובות בשוליים הנכונים. כדי לענות לתגובה, רחף על זה, לחץ עלתְגוּבָהכפתור והקלד את תגובתך. יש גם אלִפְתוֹרכפתור שמגדיל את התגובה.

פרסטון גרללה / יציקה

שימו לב שעובד שיתוף פעולה בזמן אמת טוב תלוי בחוזק חיבור האינטרנט שלכם. בחיבורים איטיים או רעועים, לא תראו מיד עריכות שאנשים אחרים עושים והם לא יראו את שלך מייד - יהיה פיגור. לכן תמיד הכי טוב, במידת האפשר, את הקשר החזק ביותר האפשרי בעת שיתוף פעולה.

בכל עת, אתה יכול לראות למי יש גישה לקובץ על ידי לחיצה עללַחֲלוֹקלַחְצָן. במסך "שלח קישור" שנפתח, לחץ על סמל התלת-נקודה בצד שמאל עליון ובחרנהל גישהכדי לראות רשימה של אנשים שיכולים לגשת לקובץ. כאן תוכלו לשנות הרשאות עריכה/צפה, לבטל את הגישה של מישהו או להסיר את קישור השיתוף לחלוטין.

השתמש ב- Microsoft 365 Copilot ב- Word

תמורת דמי מנוי נוספים, משתמשים עסקיים ב- Word יכולים להשתמש ב- Ad-in של Microsoft Ad-in,ו אתה יכול לקבל copilot ליצור מסמכים חדשים מהתיאור שאתה נותן לו או ממסמך קיים, לסכם מסמכים ועוד. אם יש לך מנוי אישי או משפחתי של מיקרוסופט 365, רבים מהתכונות הללו כעתו

כדי להתחיל להשתמש ב- Copilot ב- Word, אתה יכול ללחוץ עלקופילוטסמל בשוליים השמאליים של המסמך שלך או לחץ על Alt + I כדי להעלות את הפאנל "טיוטה עם copilot" (זו האפשרות החזקה יותר לכתיבת טיוטות), או שתוכל ללחוץ עלקופילוטכפתור בקצה הימני של הכרטיסייה הביתית של הסרט כדי לפתוח את סרגל הצד של Copilot מצד ימין (עדיף לקבל סיכומים או לשאול שאלות על המסמך).

פרסטון גרללה / יציקה

לפרטים אודות השימוש ב- Copilot ב- Word, עיין בנוף שלנוו

אם אתה תוהה מה קרה לתכונות החקר והחוקרים החכמים של Word, ובכן, קופילוט אכל אותם. עד לאחרונה, שתי התכונות השימושיות הללו מאפשרות לך לחפש באינטרנט מתוך Word Inside, עם בדיקה חכמה המיועדת לחיפושים מהירים באינטרנט ולחוקר אחר חיפושים מעמיקים יותר בכתבי עת אקדמיים ומקורות אחרים.

אך בתחילת 2025, מיקרוסופט הסירה את חיפוש וחוקרת חכמים מ- WORD ושאר אפליקציות Microsoft 365. כעת הדרך היחידה לחפש באינטרנט ולעשות מחקר מבפנים היא באמצעות Copilot. לקופילוט אין כמה תכונות של חיפוש וחוקר חכם, ובמיוחד היכולת להכניס ציטוטים והערות שוליים למסמכים.

כמו כן, קחו בחשבון ש- Copilot לעיתים סובל מ"הזיות " - כלומר זה מביא דברים שאינם נכונים. אז תצטרך לבדוק שוב את התוצאות שלה. לקבלת עזרה בהפחתת מספר ההזיות של קופילוט, ראה ". "

קבל תרגומים מיידיים

תוספת שימושית נוספת היא חלונית המתרגם, שימושית למי שצריך לעבוד במספר שפות. כדי לתרגם מילים או ביטויים, בחר אותם, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הבחירה שלך ובחרלְתַרְגֵםמהתפריט שמופיע.

חלונית המתרגם מופיעה. החלק העליון של החלונית מציג את הבחירה שלך, והתחתית מציגה את התרגום. החלונית העליונה מנסה לזהות את השפה המקורית, שהיא עושה ברמת דיוק לא נעימה. אם זה מזהה את השפה שגויה, פשוט בחר את הנכון. לאחר מכן, בתחתית החלונית בחר את השפה שאליה תרצה לתרגם.

התרגום מופיע. כדי להכניס אותו איפשהו למסמך, העביר את הסמן למקום בו אתה רוצה שהוא יופיע, ואז לחץ עללְהַכנִיסכפתור בתחתית החלונית. אתה יכול גם להעתיק ולהדביק כל חלק בתרגום למסמך או למסמך אחר.

פרסטון גרללה / יציקה

המתרגם יכול גם לתרגם מסמך שלם. כדי לעשות זאת, עבור אלסְקִירָהכרטיסייה בסרט ובקטע השפה, לחץ עלתרגום> תרגום מסמךו חלונית המתרגם מופיעה. אתה יכול לתת לה לנקוט באופן אוטומטי את השפה המקורית או ללחוץ עלמִןנפתח כדי להגדיר את זה. ואז לחץ עלאֶלנפתח כדי להגדיר את השפה שברצונך לתרגם את המסמך ולחץ עללְתַרְגֵםלַחְצָן. Word פותח את המסמך המתורגם בחלון חדש.

זכור כי המתרגם הוא חלק מהשירותים החכמים של מיקרוסופט, הבינה המלאכותית מאחורי תכונות משרדיות אחרות כולל חיפוש וחוקר. תצטרך לאפשר זאת לפני שתשתמש באחת מהתכונות הללו.

המתרגם זמין גם ב- Outlook, Excel ו- PowerPoint; ראה את הסיפור שלנולפרטים.

הוסף סוגים חדשים של תרשימים

בעשור האחרון, מיקרוסופט הוסיפה כמה סוגים חדשים של תרשימים שתוכלו להוסיף למסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות: Treemap, Sunbrst, מפל, היסטוגרמה, pareto, Box & Whisker, Funnel and Map. כל אחד מהם מספק דרך ייחודית להציג נתונים חזותית. ראה את שלנולפרטים על סוגי התרשימים החדשים, כולל איך כל אחד מהם נראה ואיזה סוג נתונים הוא מתאים ביותר.

כדי להכניס אחד מסוגי התרשים החדשים (או כל תרשים אחר) במסמך, בחרהכנס> תרשיםואז בחר את סוג התרשים להכנס. כשאתה עושה זאת, התרשים מופיע במסמך שלך עם נתוני מציין מקום, ומופיע חלון מוקפץ שנראה כמו גיליון אלקטרוני של Mini Excel. הזן או ערוך את הנתונים, אחרת לחץ עלערוך נתונים ב- Microsoft Excelכפתור לפתיחתו ב- Excel ולערוך אותו שם.

פרסטון גרללה / יציקה

שים לב שתרשים Pareto אינו מופיע כשאתה בוחרהכנס> תרשיםו כדי להכניס אחד, בחרהכנס> תרשים, בחרהיסטוגרמה, ובראש המסך המופיע, בחר את האפשרות מימין,לִירָהו

השתמש ב- Autosave כרשת בטיחות בזמן שאתה עובד

אם אתה חושש שתאבד את עבודתך על מסמך אם לא תשמור אותו כל הזמן, תברך על התכונה Autosave. זה שומר אוטומטית את הקבצים שלך עבורך, כך שלא תצטרך לדאוג להתרסקות מערכת, הפסקות חשמל, קריסות מילים ובעיות דומות. זה עובד רק על מסמכי .docx המאוחסנים ב- OneDrive, OneDrive לעסקים או SharePoint Online. זה לא יעבוד עם קבצים שנשמרו בפורמט ה- DOC הישן של WORD או קבצים שנשמרו בכונן הקשיח שלך.

AutoSave הוא שיפור עצום ביחס לתכונה הקודמת של ה- AutoreCover המובנית ב- Word. AutoreCover אינו שומר את הקבצים שלך בזמן אמת; במקום זאת, כל כמה דקות הוא חוסך קובץ AutoreCover שאתה יכול לנסות להתאושש לאחר התרסקות. עם זאת, זה לא תמיד עובד - לדוגמה, אם אינך פותח כראוי מילה לאחר ההתרסקות, או אם ההתרסקות לא עומדת בהגדרה של מיקרוסופט להתרסקות. בנוסף, מיקרוסופט מציינת, "Exocover הוא יעיל רק לשיבושים לא מתוכננים, כמו הפסקת חשמל או התרסקות. קבצי CovereCover AutoCover אינם מיועדים להישמר כאשר מתוזמן לוגף או מתרחש כיבוי מסודר. " והקבצים לא נשמרים בזמן אמת, ולכן סביר להניח שתאבד מספר דקות של עבודה גם אם הכל יתנהל כמתוכנן.

AutoSave מופעל כברירת מחדל ב- Word עבור Microsoft 365. קבצי Docx המאוחסנים ב- OneDrive, OneDrive for Business או SharePoint Online. כדי לכבות אותו (או שוב שוב) למסמך, השתמש בAutosaveכפתור בצד שמאל למעלה של המסך. אם אתה רוצה ש- AutoSave יהיה כבוי עבור כל הקבצים כברירת מחדל, בחרקובץ> אפשרויות> שמורובטל את הסימון של התיבה מסומנתקבצי AutoSave המאוחסנים בענן כברירת מחדל ב- Wordו

השימוש ב- AutoSave עשוי לדרוש חשיבה מחודשת של זרימת העבודה שלך. אנשים רבים רגילים ליצור מסמכים חדשים המבוססים על קיימים על ידי פתיחת הקובץ הקיים, ביצוע שינויים בו ואז להשתמששמור בשםכדי לשמור את הגרסה החדשה תחת שם אחר, והשאיר את הקובץ המקורי שלם. הזהירו כי ביצוע זה עם AutoSave מופעל יחסוך את השינויים שלך בקובץ המקורי. במקום זאת, מיקרוסופט מציעה לפתוח את הקובץ המקורי ולבחור מיידקובץ> שמור עותק(המחליף את השמירה כמו כאשר מופעל AutoSave) ליצור גרסה חדשה.

אם AutoSave אכן שומר שינויים לא רצויים בקובץ, אתה תמיד יכול להשתמש בתכונת היסטוריית הגרסאות המתוארת להלן כדי לחזור לגירסה קודמת.

סקור או שחזור גרסאות קודמות של מסמך

יש תכונה שימושית במיוחד המסתתרת בסרגל הכותרות ב- Word עבור Microsoft 365: אתה יכול להשתמש בהיסטוריית הגרסאות כדי לחזור לגירסאות קודמות של קובץ, לעיין בהן, להשוות אותם זה לצד זה עם הגרסה הקיימת שלך, ולהעתיק ולהדביק מקובץ ישן יותר לקובץ הקיים שלך. אתה יכול גם לשחזר גרסה ישנה שלמה.

כדי לעשות זאת, לחץ על שם הקובץ בראש המסך בקובץ פתוח. מופיע תפריט נפתח. נְקִישָׁההיסטוריה של גרסאות, וחלונית ההיסטוריה של הגרסאות מופיעה בצד ימין של המסך עם רשימה של הגרסאות הקודמות של הקובץ, כולל השעה והתאריך שנשמרו.

פרסטון גרללה / יציקה

בחלונית ההיסטוריה של הגרסאות, לחץ עלגרסה פתוחהתחת כל גרסה ישנה יותר, וגרסה זו מופיעה כגרסה לקריאה בלבד בחלון חדש. גלול דרך הגרסה והעתק כל תוכן שתרצה, ואז הדבק אותו בגרסה האחרונה של הקובץ. כדי להשוות בין שתי הגרסאות, לחץ עללְהַשְׁווֹתבגרסה הישנה, ​​ותראה אותם זה לצד זה, וגם תראה עריכות שנעשו לגרסה הישנה יותר. כדי לשחזר את הגרסה הישנה, ​​להחליף את זו הנוכחית, לחץ עללְשַׁחְזֵרכפתור בחלקו העליון של חלון העריכה.

היסטוריית הגרסאות עובדת בצורה הטובה ביותר כאשר משתמשים בה בשילוב עם Autosave. אתה יכול להשתמש בו ללא AutoSave, אבל זה לא מועיל מכיוון שאתה לא מקבל כמה שיותר גרסאות שנשמרו לחזור אליהן.

תכונות אחרות שכדאי לבדוק

מספר תכונות נוספות שנוספו במהלך השנים האחרונות עשויות להועיל למשתמשים עסקיים:

לעבוד בסביבה נטולת הסחה

אם אתה מסוג האנשים הזקוקים לעזרה בהתמקדות בעבודה העומדת בפניך, אתה תהיה מרוצה ממצב המיקוד של Word. כשאתה מכניס Word למצב פוקוס, הסרט וכל סרגלי הכלים מוסתרים, וכל חלקי המסך שלך שאינם מילה שחורים. אז בכלל לא תמצא הסחות דעת.

כדי להכניס Word למצב מיקוד, בחרתצוגה> פוקוס(כפתור המיקוד נמצא בקבוצה הטבילה ליד הקצה השמאלי של הסרט) או לחץ עלAlt-wואזO.ו כדי לצאת ממצב מיקוד, לחץ עלאסקמַפְתֵחַ. כשאתה במצב פוקוס, אם אתה רוצה שהסרט יופיע (עם טקסט לבן וסמלים על רקע שחור), העביר את הסמן לראש המסך. לִלְחוֹץאסקאו התחל להקליד במילה כדי לגרום לסרט להיעלם.

פרסטון גרללה / יציקה

אם אתה רוצה אפשרויות נוספות להיפטר מהסחות דעת, אתה יכול להשתמש במה שמיקרוסופט קוראת לקורא ענק. זה נותן לך אפשרויות עוד יותר להתמקד בטקסט שלך, כולל הצגת רק כמה שורות טקסט בכל פעם, שינוי צבע העמוד ועוד. אתה יכול גם לקרוא לך את הטקסט, ולהציג אותו טקסט בו מילים מתפרקות להברות אינדיבידואליות. כדי להשתמש בו, בחרתצוגה> קורא ענקואז בחר באפשרויות שלך. נְקִישָׁהסגור את הקורא המופלאלחזור לתצוגה הרגילה שלך.

היכנס לתיקיות אהובות במהירות

סביר להניח שיש לך קומץ תיקיות בהן אתה חוסך לעיתים קרובות ופותח קבצים. וסביר להניח שאתה מתעצבן בכל פעם שאתה צריך לגלוש בדיסק שלך כדי להגיע לשם. תיקיות מוצמדות פותרות את הבעיה.

בעת שמירה או פתיחת קובץ, בתיבת הדו -שיח שמור או פתח, רחף את העכבר על כל תיקיה שתרצה להצמיד ואז לחץ על סמל הסיכה. מעכשיו, התיקיה תישאר בראש הדיאלוגים שמור או פותחים, כך שתוכלו להגיע אליהם במהירות.

שים לב ששאל ופתוח אל תשתף תיקיות מצומצמות - אתה מצמיד אותן בנפרד.

כתוב טוב יותר עם העורך

מי שרוצה לוודא שהכתיבה שלהם תמציתית ונכונה מבחינה דקדוקית, אמורה לפנות לעורך, גרסה מבולבלת של בדיקת דקדוק ובדיקת איות. לִבחוֹרבית> עורך,וחלונית העורך מופיעה עם סיכום קל לסריקה של הקריאות של המסמך, יחד עם כלים לשיפורו. בחלקו העליון תראה את הציון הכולל שלך, כאשר 100% הם הטובים ביותר.

פרסטון גרללה / יציקה

לאחר מכן זה מראה לך את מספר השיפורים במשפט לפי משפט שתוכלו לבצע בקטגוריות כתיבה שונות, כולל תיקונים באיות בדקדוק ושכלולים לצורך בהירות, סיכום וכן הלאה. לחץ על כל קטגוריה, ועורך יביא אותך לכל בעיה שניתן לשפר ולהציע המלצות.

הדבק בפורמט שאתה רוצה

המילה כוללת גם דרך משופרת להתמודד עם תוכן המודבק מהאינטרנט או מקורות אחרים. כעת תוכל להגדיר את אפשרויות הדבק ברירת המחדל שלך כך שכל מה שאתה מדביק תואם את המראה והתחושה של המסמך אליו אתה מדביק אותו ולא לחומר המקור.

כשאתה מדביק משהו אתה מקבל שלוש אפשרויות:

• שמור על עיצוב מקורו זה שומר על העיצוב והפריסה המקוריים, כמו גודל גופן, צבע, מודגש ומתלה, עיצוב רשימה וכן הלאה, של התוכן שאתה מדביק.
• מיזוג עיצובו זה משתמש בחלק מהעיצוב המקורי של מה שאתה מדביק (כמו נועז, קו תחתון, רשימות ומבנה טבלה), אך תואם אותו לסגנון המסמך אליו הוא מודבק (כמו משפחת גופן, גודל וצבע).
• שמור על טקסט בלבדו זה שומר על הטקסט אך מפשיט דברים כמו כדורים, מבנה טבלה ותמונות. הטקסט יתאים לעיצוב הטקסט הקיים רגע לפני הסמן.

כדי לשנות את אפשרות הדבק ברירת המחדל שלך, בחרבחר הדבק ברירת מחדלומהרשימה המופיעה, בחר אותה אתה רוצה שהיא תהיה. כדי לשנות את זה לאופציה אחרת, עבור אלקובץ> אפשרויות> מתקדם, גלול מטה ל"חתוך, העתק והדבק ", לחץ עלהדבקה מתוכניות אחרותלמטה חץ ובחר מה אתה רוצה שהברירת המחדל החדשה תהיה.

הפוך את המסמכים לכלול יותר עם בודק הנגישות

לאנשים רבים יש בעיות בגישה לתוכן של מסמך, כמו אלה שיש להם בעיות עם החזון שלהם. מיקרוסופטבודק נגישות במיקרוסופט 365יכול לבדוק מסמכים שאתה יוצר כדי לוודא שהם נגישים יותר לאנשים, למשל על ידי ביטול צבעים בניגוד לקוי שקשה לקרוא.

להגיע אליו מהסרט על ידי בחירהסקירה> בדוק נגישות> בדוק נגישותו מופיע חלונית ימנית בשם עוזר הנגישות. זה מסמן ועוזר לך לתקן בעיות נגישות.

פרסטון גרללה / יציקה

צור דף אינטרנט מתנדנד ממסמך

אם אתה אחד האנשים הבודדים המשתמשים במיקרוסופטאפליקציית Sway, המאפשרת לך ליצור בקלות מצגות פשוטות מבוססות אינטרנט, תרצה לנסות תכונה המאפשרת לך ליצור דף מתנדנד ממסמך Word.

כדי לעשות זאת, בחרקובץ> טרנספורמציהו מופיע חלונית הטרנספורמציה לדף האינטרנט. בחר סגנון בחלונית, ואז לחץ עללְשַׁנוֹתלַחְצָן. דף אינטרנט נוצר באינטרנט ונפתח באפליקציית Sway בדפדפן שלך. כדי לשתף אותו עם אחרים, בחר אתלַחֲלוֹקכפתור בדף ההנעה ועקוב אחר ההוראות.

שים לב שאם יש לך בעיות בכך, ייתכן שמנהל המערכת שלך לא נתן לך את ההרשאות המתאימות, או שתצטרך לעדכן את העותק שלך של Microsoft 365. בדוק עם המנהל שלך לפרטים.

השתמש בקיצורי מקשים

שימוש בקיצורי מקשים היא אחת הדרכים הטובות ביותר לבצע משימות במהירות במילה. אתה יכול אפילו להשתמש בהם כדי לנווט בסרט. לדוגמה, Alt-H לוקח אותך לכרטיסייה הבית, ו- Alt-G לוקח אותך לכרטיסייה עיצובית.

פרסטון גרללה / יציקה

אבל יש הרבה קיצורי מקלדת אחרים שיעזרו לך להשיג מערך עצום של משימות ב- Word. ראה את הסיפור שלנו ""עבור אלה שאנו מוצאים את השימושי ביותר.

מאמר זה פורסם במקור באוקטובר 2019 ועודכן לאחרונה במרץ 2025.

[]